Информационные системы планирования ресурсов и управления предприятием: ERP-сиcтемы. ERP-системы Что не является критерием выбора erp систем

Аббревиатура ERP происходит от английского выражения Enterprise Resource Planning , что дословно означает планирование ресурсов предприятия. Теоретически такая система представляет собой общую стратегию деятельности компании, которая учитывает следующие направления:

Управление финансовыми ресурсами - ведение налоговой отчетности, бухгалтерского учета, планирование бюджета;
Управление трудовыми ресурсами;
Управление активами;
Взаимодействие с партнерами и учет истории операций клиентов.

С практической стороны, говоря про ERP системы бизнеса, подразумевают программное обеспечение для автоматизации каждого из перечисленных направлений, а также других процессов деятельности компании для сведения их в общую взаимосвязанную базу данных, необходимых для работы предприятия.

Простыми словами ERP системами являются комплексы мероприятий, включающие в себя: модели управления потоками информации на предприятии, оборудование для ее хранения и обработки, программное обеспечение, IT-отдел и специалистов технической поддержки, а также непосредственно пользователей.

Строение IT-системы планирования ресурсов предприятия

Являясь сложным программным обеспечением, ERP система состоит из следующих элементов:

Платформа - основная среда (ядро), обеспечивающая работу компонентов программы, а также базовый функционал (справочная информация, функции) компании. Это основа системы, без которой ее работа невозможна.
Инструменты управления данными - сюда входит хранилище на сервере, программы для обработки информации и передачи их для работы модулей.
Подключаемые модули - независимые друг от друга программы, которые подключаются к платформе и используют в своей работе основные базы данных. Именно наличие независимых модулей, которые могут отключаться и подключаться без нарушения работы всего комплекса, отличает ERP системы от других видов программного обеспечения, используемого при автоматизации бизнес процессов.

Модули, подключаемые к основной платформе системы планирования ресурсов производства, условно делятся на три группы:

Внутренние - программы, используемые внутри предприятия, доступ к которым имеют сотрудники.
Внешние - программы, к которым имеют доступ клиенты и партнеры (например, личный кабинет дропшиппер посредника).
Коннекторы - программы для подключения с другими программными продуктами, не являющимися частью системы ERP, но используемые компанией в своей деятельности. Они выполняют обмен данными.

Где взять ERP систему для предприятия

Существует три способа приобрести ПО для планирования ресурсов:

Создание собственного продукта . Зачастую оказывается нерациональным методом, поскольку отсутствие профессионального подхода может привести к возникновению ситуации, когда будет учтено только одно направление, что не даст ощутимого эффекта. При этом внедренную таким способом систему, как правило, сложно заменить или дополнить.
Покупка готовой платформы и внедрение ее в работу предприятия . Тут необходимо сделать правильный выбор в соответствии с деятельностью вашей компании. Качественные и известные продукты стоят довольно дорого и требуют постоянной поддержки со стороны разработчика.
Профессиональная разработка ERP систем индивидуально для компании . Только 20% создаваемых на отечественном рынке программ успешно интегрируются в работу предприятий. А значит риск компании получить некачественный продукт по завышенной стоимости достаточно большой.

Как выбрать и внедрить ERP систему

Универсальной системы планирования ресурсов, подходящей для всех компаний, не существует. Для каждого производства выбирается свой наиболее оптимальный продукт, который затем корректируется в процессе внедрения.

Виды ERP систем для предприятий

Классификация систем планирования ресурсов предприятия осуществляется по нескольким параметрам, учет которых поможет вам в выборе подходящего продукта. Так, по назначению они могут быть отраслевыми и общими. Первый вариант подходит для очень крупных компаний, а также для предприятий, выпускающих уникальный продукт или применяющих нестандартные методики ведения бизнеса.

По виду организации выделяют системы следующих форматов:

Публичные - доступ к общему функционалу программы имеет множество пользователей, но ваши данные доступны только сотрудникам вашей компании.
Приватные - программа изолирована и может изменяться, и дорабатываться под задачи компании.
Гибридные - совокупность двух видов.

По типу хранения информации:

Облачные - базы данных располагаются на внешних серверах.
Внутренние - данные хранятся на собственном сервере компании.

По формату пользовательского интерфейса:

Стационарные (десктопные) - программное обеспечение для подключения к базам данных устанавливается на ПК и может работать автономно от сети интернет, используя только внутренние коммуникации.
Браузерные (работающие только онлайн) - доступ к системе осуществляется через сайт компании и личный кабинет сотрудника, клиента или партнера.

По архитектуре программного обеспечения:

Модульные - складываются из множества компонентов (модулей), разработанных для решения различных задач.
Монолитные - единые комплексные программы.

По классу лицензии на использование:

Проприетарная - закрытое ПО, для использования которого требуется оплатить лицензию.
Open Source - бесплатные программы с открытым исходным кодом.

Ошибки выбора системы планирования ресурсами

Неправильный выбор системы управления предприятием ERP не только повлечет за собой дополнительные расходы, но и может негативно отразиться на работе предприятия. Чтобы не допустить ошибок, вам нужно знать основные из них:

Отсутствие правильно выбранной и четко сформулированной цели . Важно понять, что ERP - должна улучшать работу компании, перенимая положительные стороны и компенсируя отрицательные. А потому, при выборе необходимо точно определить какой эффект от внедрения должен быть получен. Если вашей целью является оптимизация бизнеса в целом, вы не получите необходимого результата. Все задачи должны быть конкретизированы в техническом задании (ТЗ). При этом система должна быть адаптирована под компанию, а не наоборот. Полностью перестраивать бизнес, особенно если он прибыльный, под систему ERP - ошибочно.
Неправильный выбор методики решения поставленных задач . Каждая система ERP построена для определенной сферы бизнеса. Она может быть адаптирована для производственной сферы или исключительно для торговли.
Односторонний взгляд на выбор системы . Команда специалистов, составляющих ТЗ, выбирающих и контролирующих процесс внедрения системы должна включать в себя представителей различных отделов компании (IT, продаж, кадрового, производственного). В противном случае итоговый продукт будет выбран с позиции удобства только одного звена пользователей и не принесет должной эффективности предприятию в целом.
Недостаточная квалификация разработчика и специалистов, осуществляющих внедрение . Процесс создания и интеграции системы планирования ресурсов имеет высокую стоимость и многие компании, стремясь снизить затраты, обращаются к фирмам с малым опытом или используют бесплатные ERP системы, что достаточно рискованно.
Низкий уровень контроля процесса интеграции программы в систему .
Сложность интерфейса . Если программа слишком сложна для интуитивного понимания, вы можете столкнуться с проблемой необходимости обучения персонала работе с ней. Это также повышает риск случайных ошибок при внесении данных, что влечет за собой некорректное планирование и все вытекающие последствия.

Какие функции должна обеспечивать система планирования ресурсов

Основной инструмент при планировании бизнеса, позволяющий принимать решение - это отчетная документация. Именно она является основой работы ERP, которая в свою очередь должна предоставлять возможность анализировать данные отчетов с различных позиций. А потому эффективная ERP система должна обладать рядом следующих функций:

Обеспечение удобного документооборота . Основным назначением ERP систем является обеспечение быстрого оформления документации (счета, накладные, отчеты, прайсы), а также последующих операций с ними (поиск, доступ, пересылка, редактирование).
Планирование . Алгоритм системы, особенно для производства, должен позволять планировать платежи, поставки, работу склада, сезонные изменения, объемы продукции. Для каждой компании планирование производства носит индивидуальный характер и привязано к объемно-календарной стратегии.
Прозрачность информации . Программа должна фиксировать все операции, стороны, объемы и даты их проведения, что сделает работу компании более прозрачной для анализа.
Разграничение доступа для разных уровней . Поскольку система охватывает очень большой объем информации о работе компании, большая часть которой должна оставаться закрытой для сотрудников нижних уровней, клиентов и партнеров, она должна позволять закрывать часть данных для пользователей с различным допуском.
Единая сеть данных . Система ERP должна обеспечивать возможность отслеживать все процессы в отдельности (например, сделки) на всех уровнях от закупки сырья и производства, до оформления продажи и уплаты налога.
Кадровый учет . Программа должна предусмотреть возможность контроля численности персонала, планирование графика выходов и отработанных часов, учет уровня квалификации сотрудников и составление графиков отпусков, прохождения курсов повышение квалификации. Также эффективная система планирования предусматривает возможность расчета зарплат и премий, с учетом формы оплаты труда.
Работа с поставщиками . Функционал системы должен позволять хранить и обрабатывать базу поставщиков, отправлять запросы на наличие, планировать формирование заказов, высвобождение оборотных средств и оплату счетов, контролировать процесс доставки, а также вести отчетность по закупкам.
Работа с клиентами . Система должна позволять вести полный учет данных по каждому клиенту, независимо от того сколько юридических лиц входит в структуру последнего. Это подразумевает не только возможность предоставления клиенту работать через собственный кабинет, но и хранение данных по совершенным сделкам, дебиторской задолженности, планированию поставок, обработке счетов, истории сотрудничества. Это позволяет изучать спрос и уровень прибыли, полученной от каждого клиента.
Сервисное обслуживание и ремонт . Если речь идет о производстве, эта часть программы должна обеспечивать планирование технического осмотра оборудования, графика проведения планового ремонта, модернизации или замены оснащения предприятия. Для торговых предприятий в системе должна быть предусмотрена возможность учета сервисного обслуживания проданных товаров и ремонта по гарантийным обязательствам.

Особенности внедрения ERP

Система планирования ресурсов оперирует базами данных, которых, как правило, очень много. Непосредственно сама информация может находиться на различных носителях, включая бумажную документацию, а потому ее перенос в электронный формат - это огромный труд. Сами данные разделяют на две группы:

Важные - информация, которая является основой деятельности предприятия. Это данные о работе и управлении производством, отчетность отдела продаж и кадровиков. Они должны использоваться в системе ERP обязательно.
Общие - информация, имеющая значение для конкретной компании, которая не используется компанией постоянно, но является также важной. Эти данные добавляются в систему по необходимости или по требованию руководства компании.

Идеальная ERP должна предусматривать возможность использования всех видов данных, но на практике, чтобы упростить процесс внедрения, для начала учитываются важные, а затем постепенно интегрируются общие.

Исходя из того, какие данные должны быть использованы и требуемого функционала системы, составляется техническое задание. Оно представляет собой официальный документ (инструкцию), демонстрирующий какие задачи и цели необходимо реализовать в процессе внедрения. На основе ТЗ составляется календарный план работ по интегрированию.

Выделяют три стратегии внедрения системы планирования ресурсов предприятия:

Пошаговая интеграция - вначале в эксплуатацию запускаются основные модули (например, учет финансов, бухгалтерия и документооборот), а затем после отладки их работы, постепенно внедряются остальные. Этот метод занимает очень много времени и не может продемонстрировать достижения результата сразу. Он нередко применяется компаниями при самостоятельной разработке системы.
Комплексное внедрение - система применяется сразу по всем направлениям и в полном объеме, а затем производится постепенная отладка работы. Этот метод позволяет быстро интегрировать систему планирования ресурсов предприятия. Он применяется при покупке готового программного обеспечения.
Комбинированный метод - внедрение ERP систем происходит сразу по всем направлениям деятельности, но поэтапно. Эта стратегия позволяет максимально сократить время на внедрение при наименьшей потере качества работы. Чаще всего применяют такую методику частные компании, предлагающие услуги по разработке индивидуального ПО.

Как работает ERP система и кому она необходима

Учитывая сложность и высокую стоимость, внедрение ERP будет целесообразным только для крупных компаний, где объем данных для учета очень велик и требует систематизации. Высокую эффективность такие системы демонстрируют для крупносерийного производства, в различных корпорациях и холдингах. Если же компания не выпускает широкий ассортимент или занимается изготовлением мелких партий, столь серьезная система планирования ресурсов ей не требуется, и только замедлит процесс и приведет к неоправданным убыткам.

Единственным исключением, по мнению специалистов консалтинговых агентств является использование ERP систем небольшими компаниями, работающими в условиях очень высокой конкуренции, где автоматизация всех процессов создает дополнительное преимущество.

Чтобы понять нужна ли вам такая система, необходимо просчитать экономическую эффективность от ее внедрения. Она может определяться различными параметрами (снижение запасов, скорость производства продукции, сокращение штата, повышение производительности труда), и в итоге для самого предприятия должна приносить дополнительную прибыль или, как минимум, сокращение расходов.

Краткий обзор популярных ERP

Чаще всего основные ERP системы компаний - это готовые продукты, скорректированные под деятельность предприятия. Они могут быть платными и бесплатными. При грамотном внедрении можно добиться эффективности в обоих случаях.

Популярные бесплатные продукты:

ERPNext - минималистичная программа для работы частного предпринимателя (ИП). Основной недостаток - ограниченное дисковое пространство, которое можно увеличивать за дополнительную плату.
Галактика ERP - разработана под отечественный рынок и позволяет учитывать частые изменения в законодательстве.

Платные программы:

SAP ERP - одна из наиболее популярных систем, предлагающих широкий функционал и удобный интерфейс.
1С:Предприятие - достаточно популярная и доступная по цене система, предлагающая большое количество специализированных решений.
OpenBravo ERP - программа для среднего уровня с удобным масштабированием и доступной стоимостью.

Достоинства и недостатки ERP

Большинство недостатков ERP систем вытекает из ее основных качеств, поскольку основные проблемы, с которыми сталкиваются компании при внедрении программы связаны с допущением ошибок при принятии решения о необходимости использования и непосредственном выборе ПО.

Отрицательные стороны интеграции системы планирования ресурсов

Несмотря на то, что назначение ERP систем - это улучшение процесса деятельности производства, они имеют свои недостатки. В числе последних:

Сложность программы и, как следствие, высокая цена покупки и внедрения.
Повышенные требования к оборудованию для хранения и обработки данных , включая сервера для хранения резервных копий. Оно должно быть надежным и быстродействующим, что определяет высокую стоимость.
Необходимость обеспечения дополнительной защиты данных , тщательный контроль системы безопасности и настройка иерархии доступа. Хранение информации в электронном формате, и особенно с доступом через сеть, повышают риск хищения или уничтожения (намеренного или случайного) важных документов.
Зависимость от энергообеспечения компании . Если в офисах, складских помещениях или в торговых залах компании неполадки с электрической сетью, работа компании может полностью остановиться.

Практические достоинства ERP-системы

Внедрение стратегии и программного обеспечения для учета и планирования ресурсов - это эффективный способ добиться улучшений в работе компании, который обладает следующими преимуществами:

Возможность интеграции в различные типы производства и быстрая адаптация под широкий спектр деятельности предприятий. Система ERP подходит для промышленных комплексов, банковских организаций, торговых предприятий, сферы услуг.
Поддержка методов планирования по различным направлениям деятельности компании.
Возможность построения виртуального предприятия.
Качественный учет финансов по всем подразделениям.
Возможность управления корпорациями с большим количеством международных подразделений и удаленных сотрудников.
Масштабируемость и гибкость для внедрения на предприятиях различной величины.
Способность работать с другими программами и приложениями, используемыми на предприятии.
Интеграция данных в единую систему, что делает их доступными для множества отделов.

Понимая особенности ERP системы, что это простыми словами и как выбрать для своего предприятия, вы сумеете предостеречь себя от ошибочной покупки ненужного вам дорогостоящего продукта, подобрав наиболее эффективный, сможете грамотно осуществить внедрение, добиться повышения эффективности и прибыли компании.

По своей сути внедрение ERP-системы - это не просто инсталляция приобретенного программного пакета, это также и комплекс трудоемких мероприятий как по реинжинирингу бизнес-процессов предприятия и доработке внедряемых программных средств, так и по обучению сотрудников предприятия работе с системой.

На рынке существует большое количество предложений ERP систем. Поставщики предлагают как готовые решения (ERP системы крупных производителей), так и заказные разработки. В зависимости от технологии реализации, ERP системы могут базироваться на «облачных» сервисах, объектно-ориентированной архитектуре или «клиент-серверных» приложениях. Выбор системы и ее поставщика становится сложной задачей.

Выбор конкретной ERP-системы для внедрения является сложным и многокритериальным процессом по следующим основным причинам:

· высокая стоимость приобретаемого продукта (доходящая до нескольких миллионов долларов);

· большое разнообразие предлагаемых ERP-систем;

· длительность срока подготовки специалистов по внедряемому продукту;

· предпродажный цикл (от нескольких месяцев до нескольких лет);

· сам цикл внедрения (цикл внедрения ERP-системы даже на одной производственной площадке предприятия может длиться до нескольких лет).

При выборе ERP-системы необходимо понимать, что автоматизация ради автоматизации не имеет смысла. Следует четко представлять, что наилучшая в мире ERP-система не сможет решить все проблемы предприятия.

Любая ERP-система - это прежде всего инструмент для повышения эффективности и качества управления предприятием, принятия правильных стратегических и тактических решений на основе автоматизированной обработки актуальной и достоверной информации. В то же время ERP-система - это не только инструментарий для бизнеса, но и технология его ведения .

В первую очередь руководство предприятия должно понять, зачем предприятию нужна ERP-система. Еще до внедрения должны быть поставлены четкие и измеряемые цели, заданные в так называемой S.M.A.R.T. системе: цели должны быть конкретны (Specific), измеримы (Measurable), согласованы (Adjusted), релевантны (Relevant) и иметь определенные сроки исполнения (Time of Execution). Желательно, чтобы ответ на этот вопрос можно было формализовать и представить наглядно в цифрах и диаграммах (объем сэкономленных средств, более высокая оборачиваемость товаров, сокращение времени на работу с поставщиками и клиентами и др.). Обязательно должны быть сформулированы и утверждены руководством предприятия основные требования к ERP-системе:

· какие цели хозяйственной деятельности и задачи бизнеса в целом позволит реализовать приобретаемая и внедряемая система;

· какие функциональные области и типы производства она должна охватывать;

· какие процессы следует автоматизировать;

· какие отчеты готовить;

· какие программно-технические платформы использовать.

Для того чтобы определить, какая ERP система наиболее подходит организации, все критерии выбора можно разделить на несколько групп .

Общими группами критериев являются :

1. Потребности организации. Эта группа критериев связана с текущими и будущими потребностями организации, ее размерами, условиями работы и требованиями рынка.

2. Применяемые технологии. К этой группе относятся критерии, связанные с технологией работы ERP системы и способами внедрения.

3. Функциональность. Эта группа определяет набор критериев по составу задач и модулей ERP системы, необходимых для удовлетворения потребностей организации.

4. Поддержка. Набор критериев этой группы определяет условия технической, информационной и сервисной поддержки ERP системы со стороны поставщика (вендора).

5. Стоимость владения. К этой группе критериев относятся все критерии, связанные с приобретением и эксплуатацией ERP системы.

К группе критериев «потребности организации» могут относиться:

· соответствие бизнес процессам организации. ERP система должна иметь возможность настраиваться под процессы организации. Этот критерий определяет гибкость системы при изменениях деятельности компании;

· масштабируемость. ERP система должна позволять тиражировать решения на несколько подразделений или несколько видов деятельности компании. Также, она должна иметь возможность подстраиваться под масштаб организации;

· cоответствие стратегии организации. Эксплуатация ERP системы осуществляется в течение длительного периода времени. Поэтому она должна помогать реализации стратегических планов компании. Выбор системы необходимо осуществлять с учетом перспектив развития;

· наличие отраслевых решений. Процессы организации зависят от отрасли деятельности и рынка, на котором она работает. При выборе системы необходимо учитывать эти факторы.

К группе критериев «применяемые технологии» могут относиться:

· программная архитектура. В зависимости от потребности и возможностей организации необходимо выбирать соответствующую программную архитектуру ERP системы, например «облачные сервисы», «клиент-серверную» архитектуру или «объектно-ориентированную» архитектуру;

· техническая архитектура. Этот критерий выбора взаимосвязан с предыдущим. Выбор технической архитектуры может потребовать от организации обновления каналов связи, аппаратного обеспечения, средств вычислительной техники;

· технология внедрения ERP системы. Этот критерий зависит от поставщика услуг. Как правило, крупные производители ERP систем предлагают применять технологию внедрения под свой программный продукт. Такие технологии есть у SAP , ORACLE, Microsoft и др.

К группе критериев «функциональность» могут относиться:

· состав модулей. Выбор модулей ERP системы необходимо осуществлять в зависимости от текущей и будущей потребности организации. Система должна иметь возможность расширяться по функциональности;

· интеграция. При выборе системы необходимо учитывать возможность интеграции с действующими системами управления во взаимосвязанных областях;

· наглядность. Существенным элементом функциональности ERP системы является простота интерфейса и удобство работы пользователей. При выборе, необходимо учесть возможность настройки интерфейса под потребности пользователей;

· соответствие нормативной базе. ERP система затрагивает многие сферы деятельности предприятия, которые регулируются законодательством. Поэтому, важным критерием выбора будет возможность системы настраиваться на требования местного законодательства.

К группе критериев «поддержка» могут относиться:

· цикл поддержки. При выборе ERP системы необходимо определить, как долго поставщик будет поддерживать систему. Существует ли возможность перехода на новую версию ERP системы, существует ли возможность доработки системы под запросы организации;

· наличие службы поддержки. В ходе работы, у пользователей ERP системы всегда будут возникать вопросы и сложности. Для эффективной работы системы важно, чтобы поставщик мог гарантировать поддержку работы пользователей системы;

· опыт внедрения. Этот критерий связан с работой поставщика ERP системы. Необходимо обращать внимание на количество успешных внедрений ERP систем у того или иного поставщика.

К группе критериев «стоимость владения» могут относиться:

· стоимость программного обеспечения. Для работы ERP системы организации необходимо покупать лицензии на ее использование. При выборе нужно учитывать метод расчета стоимости этих лицензий (например, на группу пользователей или на одно рабочее место и т.п.);

· стоимость аппаратного обеспечения. В зависимости от применяемой архитектуры стоимость аппаратного обеспечения может существенно различаться. Организации может потребоваться приобретать серверное оборудование, обновлять парк вычислительных средств;

· стоимость обслуживания. Этот критерий также является существенным в составе затрат на приобретение ERP системы;

· стоимость модернизации и обновления. У некоторых поставщиков ERP систем стоимость модернизации и обновлений может равняться или превосходить стоимость первоначального приобретения .

При выборе ERP -системы необходимо найти тщательно сбалансированный компромисс между двумя противоречащими друг другу требованиям к ERP -системе- комплексностью игибкостью, причем какна уровне функциональности, такна уровне технологии. Потенциальные клиенты могут работать по-разному, если напредприятии имеется процесс производства, тоон может быть самым разнообразным, начиная сизготов¬ления назаказ изаканчивая поточным производством.

В некоторых случаях, чтобы дополнить отсутствующую функциональность, компаниям предстоит модернизировать стандартно-поставляемые приложения.

Основные группы критериев выбора ERP -системы:

исчерпывающая функциональность, покрывающая всеимеющиеся бизнес-процессы;

Функциональность, необходимая длясоответствия национальному законодательству иобщепринятой практике взаимодействия хозяйствующих субъектов;

Функциональность, реализующая использование лучших, наиболее эффективных, проверенных мировой практикой методов организации работ;

резерв функциональности, обеспечивающий возможности дляизменения иразвития бизнеса втечение ближайших 5-10 лет;

простота использования;

развитые средства настройки бизнес-процессов;

простота модернизации идополнения функциональности системы посредством реализации новых бизнес-процессов, отражающих специфику конкретного предприятия;

наличие средств упрощающих процесс внедрения;

Интегрированность различных компонентов системы;

Производительность;

Масштабируемость;

использование стандартных широко распространенных ИТ-технологий;

наличие средств интеграции сдругими приложениями;

совместимость сраспространенными офисными приложениями;

наличие стандартной технологии внедрения длявсех партнеров, обеспечивающей гарантированные результаты внедрения;

технические средства, используемые дляработы системы;

системное окружение, вкотором может работать система;

качественная документация иконтекстная помощь влюбой ситуации;

открытая платформа иоткрытые системные интерфейсы;

открытая структура системы иоткрытый исходный кодвсех приложений;

Контролируемость инадежность системы;

простота установки;

простота вуправлении;

наличие технологии обучения работе ссистемой иучебных материалов;

требуемые навыки пользователей;

устойчивость производителя системы;

ежегодные инвестиции вразвитие системы;

Распространенность системы нарынке, вотрасли, врегионе, отзывы пользователей;

присутствие поставщика исистемы налокальном рынке;

стратегия развития имодернизации системы;

структура ивозможности партнерской сети повнедрению системы;

структура ивозможности системы сертификации иподготовки специалистов;

Распространенность специалистов нарынке;

система техподдержки иобновления;

периодичность выхода обновлений системы идокументации, скорость реакции наизменения взаконодательстве;

затраты навнедрение;

затраты наэксплуатацию;

экономическая эффективность отвнедрения;

защита инвестиций всделанные настройки иизменения приобновлении версий;

сроки внедрения;

необходимый состав команды внедрения.

В каждую группу может входить различное число критериев- отнескольких донескольких десятков. Покаждому критерию, независимо оттого, вкакую группу он входит, должен быть подготовлен вопрос, накоторый необходимо получить ответы отпотенциальных поставщиков системы.

Целенаправленный выбор ERP -сиc темы состоит втом, чтобы укрепить преимущества компании.

Тщательный подбор наиболее приемлемой дляданного предприятия системы очень важен, таккак внедрение такой системы оказывает крайне благотворное влияние наобщий уровень эффективности, результативности, перекрёстной функциональности исотрудничества врамках всего предприятия. Компания должна выбрать ERP -систему, основываясь назаранее определенных, заданных, согласованных критериях оценки систем.

Процесс выбора должен проходить всоответствии сорганизационными принципами иполитикой компании вплоть допринятия окончательного решения.

Очень полезным является использование дляэтих целей списков контрольных вопросов. Предоставляемые консультантами списки вопросов должны дополняться илиизменяться взависимости оттребований конкретной организации. Кроме того, впроцессе обсуждения такие списки играют далеко непоследнюю роль, таккак онипомогают сконцентрировать внимание надействительно важных вопросах.

Процесс выбора ERP -системы дляпредприятия должен включать всебя следующие этапы:

создание команды длявыбора ERP -системы;

формулировка функциональных требований кпредполагаемой системе, которая должна охватить всепредприятие.

поиск ипервичный отбор подходящих ЕRP -систем.

подготовка подробных списков контрольных вопросов погруппам критериев иприсвоение имприоритетов;

отбор техдоступных ERP -систем, которые больше всего соответствуют установленным требованиям поутвержденным критериям. Компания может также вступить впартнерские отношения споставщиками, предоставив имсписки контрольных вопросов;

оценка конечного списка ERP -систем сточки зрения совокупности требований, описанных впредыдущем разделе;

отбор ERP -систем длядемонстрации работы, встречи споставщиками, проведения практических испытаний;

поручение поставщикам проведения функционального инагрузочного тестирования, непосредственное участие втестах.

При этом необходимо использовать одинаковые данные, которые предоставляются всем поставщикам длятестирования ипоследующего составления отчетов орезультатах.

объединение результатов полученного рейтинга сдругими рейтингами ERP -систем, полученными извнешних источников, срезультатами тестов, сданными остоимости установки иэксплуатации ERP -систем, сданными осроках внедрения систем, сведениями обопыте ипрофессионализме компании-поставщика, атакже орисках, связанных свнедрением каждой из ERP -систем;

Систематический подход, основанный наточной числовой оценке параметров, нетолько исключит возможность принятия ошибочного решения, нои сделает очевидными мотивы принятого решения. Отчет срекомендациями предоставит ясный рейтинг ERP -систем иобоснования длятакого рейтинга, атакже доводы дляпринятия окончательного решения. Наболее поздних этапах внедрения, всем будет очевидно, почему выбор пална эту, ане надругую ERP -систему. Такой подход позволит влюбой момент времени проследить процесс принятия окончательного решения овнедрении конкретной ERP -системы вкомпании.

Команда, ответственная завыбор, обязательно должна включать всебя:

1.функциональную подкоманду;

2.техническую подкоманду;

3.технологическую подкоманду;

4.коммерческую подкоманду.

Функциональная подкоманда должна состоять изработников, хорошо знающих деловые операции компании, производственные технологии, сильные ислабые стороны деятельности компании. Таккак движущей силой проектов внедрения ERP -систем являются пользователи, томожно порекомендовать включить вфункциональную подкоманду представителей всех функциональных подразделений, которые впоследствии будут участвовать вовнедрении системы.

Желательно, чтобы всеэти представители имели опыт внедрения других, раннее использовавшихся систем.

Члены технической подкоманды должны иметь богатый опыт вразработке ипроектах повнедрению обычных приложений, атакже разбираться встандартных средах разработки итрадиционных методологиях, используемых вжизненном цикле разработки программного обеспечения. Наличие опыта разработки всреде ERP -систем будет большим дополнительным преимуществом. Члены этой подкоманды должны пони¬мать основные причины использования ERP -системы, атакже то, чтодвижущей инаправляющей силой являются функциональные пользователи.

Члены технологической подкоманды должны быть хорошо знакомы споследними достижениями вобласти компьютерного оборудования, сетей исистем, вособенности смобильными технологиями, вопросами масштабирования ивозможностями взаимодействия компьютерных сетей.

Чтобы принять обоснованные решения повопросам инфраструктуры длявнедрения ERP -системы, онидолжны быть знакомы ссовременными стандартами ипротоколами передачи данных. Вкомпетенцию этой подкоманды также входит приблизительный прогноз нагрузки насистему ивозможной реакции системы, вопросы совместимости, модернизации, сетевого тра¬фика влокальных иглобальных сетях.

Члены технологической подкоманды должны быть знакомы ссистемами архивации, резервного копирования ивосстановления утраченных данных, атакже ори¬ентироваться ввопросах подготовки помещений, прокладки кабелей, установки иподдержки различных технических устройств.

Члены коммерческой подкоманды должны иметь навыки ведения переговоров споставщиками, составления изаключения контрактов, определения условий исроков поставок, критериев акцептования ипроцедур утверждения; разбираться ввопросах гарантии качества, условий оплаты, условий лицензирования, вразличиях версий ирелизов, юридических тонкостях иналогообложении ит. д.

Итоговый доклад команды срекомендациями дляменеджмента компании должен содержать следующую информацию:

преимущества инедостатки выбранной ERP -системы наоснове информации, собранной наоснове согласованного списка критериев оценки.

таблица сравнительных характеристик ERP -систем.

оценка стоимости внедрения сопоставляемых ERP -систем ипреимуществ, которые будут получены врезультате внедрения.

Оценка стоимости должна делаться наоснове собранной информации озатратах наоборудование, программное обеспечение, непосредственно на ERP -систему, создание сети, инсталляцию, обучение персонала, атакже информации остоимости контракта натехподдержку, стоимости консультационных услуг приинсталляции, затратах насвязь ит. д.

примерный график проекта внедрения, суказанием датосновных этапов

Выбор ERP-системы. Критерии и этапы

Этап оценки и выбора ERP-системы для внедрения в организации имеет огромное значеие. Особого внимания требует оценка функциональности и технологичности сложных ERP-систем, предназначенных для больших распределённых предприятий. Чем крупнее автоматизируемое предприятие и учреждение, тем выше цена ошибки при выборе системы.
При выборе ERP-системы необходимо найти тщательно сбалансированный компромисс между двумя противоречащими друг другу требованиям к ERP-системе - комплексностью и гибкостью, причем как на уровне функциональности, так на уровне технологии. Потенциальные клиенты могут работать по-разному, если на предприятии имеется процесс производства, то он может быть самым разнообразным, начиная с изготов¬ления на заказ и заканчивая поточным производством.

В некоторых случаях, чтобы дополнить отсутствующую функциональность, компаниям предстоит модернизировать стандартно-поставляемые приложения.
Основные группы критериев выбора ERP-системы:

Исчерпывающая функциональность, покрывающая все имеющиеся бизнес-процессы;

Функциональность, необходимая для соответствия национальному законодательству и общепринятой практике взаимодействия хозяйствующих субъектов;

Резерв функциональности, обеспечивающий возможности для изменения и развития бизнеса в течение ближайших 5-10 лет;

Простота использования;

Развитые средства настройки бизнес-процессов;

Простота модернизации и дополнения функциональности системы посредством реализации новых бизнес-процессов, отражающих специфику конкретного предприятия;

Наличие средств упрощающих процесс внедрения;

Интегрированность различных компонентов системы;

Производительность;

Масштабируемость;

Использование стандартных широко распространенных ИТ-технологий;

Наличие средств интеграции с другими приложениями;

Совместимость с распространенными офисными приложениями;

Наличие стандартной технологии внедрения для всех партнеров, обеспечивающей гарантированные результаты внедрения;

Технические средства, используемые для работы системы;

Системное окружение, в котором может работать система;

Качественная документация и контекстная помощь в любой ситуации;

Открытая платформа и открытые системные интерфейсы;

Открытая структура системы и открытый исходный код всех приложений;

Контролируемость и надежность системы;

Простота установки;

Простота в управлении;

Наличие технологии обучения работе с системой и учебных материалов;

Требуемые навыки пользователей;

Устойчивость производителя системы;

Ежегодные инвестиции в развитие системы;

Распространенность системы на рынке, в отрасли, в регионе, отзывы пользователей;

Присутствие поставщика и системы на локальном рынке;

Стратегия развития и модернизации системы;

Структура и возможности партнерской сети по внедрению системы;

Структура и возможности системы сертификации и подготовки специалистов;

Распространенность специалистов на рынке;

Система техподдержки и обновления;

Периодичность выхода обновлений системы и документации, скорость реакции на изменения в законодательстве;

Затраты на внедрение;

Затраты на эксплуатацию;

Экономическая эффективность от внедрения;

Защита инвестиций в сделанные настройки и изменения при обновлении версий;

Сроки внедрения;

Необходимый состав команды внедрения.

В каждую группу может входить различное число критериев - от нескольких до нескольких десятков. По каждому критерию, независимо от того, в какую группу он входит, должен быть подготовлен вопрос, на который необходимо получить ответы от потенциальных поставщиков системы.
Целенаправленный выбор ERP-сиcтемы состоит в том, чтобы укрепить преимущества компании.

Тщательный подбор наиболее приемлемой для данного предприятия системы очень важен, так как внедрение такой системы оказывает крайне благотворное влияние на общий уровень эффективности, результативности, перекрёстной функциональности и сотрудничества в рамках всего предприятия. Компания должна выбрать ERP-систему, основываясь на заранее определенных, заданных, согласованных критериях оценки систем.
Процесс выбора должен проходить в соответствии с организационными принципами и политикой компании вплоть до принятия окончательного решения.

Очень полезным является использование для этих целей списков контрольных вопросов. Предоставляемые консультантами списки вопросов должны дополняться или изменяться в зависимости от требований конкретной организации. Кроме того, в процессе обсуждения такие списки играют далеко не последнюю роль, так как они помогают сконцентрировать внимание на действительно важных вопросах.

Процесс выбора ERP-системы для предприятия должен включать в себя следующие этапы:

Создание команды для выбора ERP-системы;

Формулировка функциональных требований к предполагаемой системе, которая должна охватить все предприятие.

Поиск и первичный отбор подходящих ЕRP-систем.

Подготовка подробных списков контрольных вопросов по группам критериев и присвоение им приоритетов;

Отбор тех доступных ERP-систем, которые больше всего соответствуют установленным требованиям по утвержденным критериям. Компания может также вступить в партнерские отношения с поставщиками, предоставив им списки контрольных вопросов;

Оценка конечного списка ERP-систем с точки зрения совокупности требований, описанных в предыдущем разделе;

Отбор ERP-систем для демонстрации работы, встречи с поставщиками, проведения практических испытаний;

Поручение поставщикам проведения функционального и нагрузочного тестирования, непосредственное участие в тестах.
При этом необходимо использовать одинаковые данные, которые предоставляются всем поставщикам для тестирования и последующего составления отчетов о результатах.

Объединение результатов полученного рейтинга с другими рейтингами ERP-систем, полученными из внешних источников, с результатами тестов, с данными о стоимости установки и эксплуатации ERP-систем, с данными о сроках внедрения систем, сведениями об опыте и профессионализме компании-поставщика, а также о рисках, связанных с внедрением каждой из ERP-систем;

Систематический подход, основанный на точной числовой оценке параметров, не только исключит возможность принятия ошибочного решения, но и сделает очевидными мотивы принятого решения. Отчет с рекомендациями предоставит ясный рейтинг ERP-систем и обоснования для такого рейтинга, а также доводы для принятия окончательного решения. На более поздних этапах внедрения, всем будет очевидно, почему выбор пал на эту, а не на другую ERP-систему. Такой подход позволит в любой момент времени проследить процесс принятия окончательного решения о внедрении конкретной ERP-системы в компании.
Команда, ответственная за выбор, обязательно должна включать в себя:

1. функциональную подкоманду;

2. техническую подкоманду;

3. технологическую подкоманду;

4. коммерческую подкоманду.

Функциональная подкоманда должна состоять из работников, хорошо знающих деловые операции компании, производственные технологии, сильные и слабые стороны деятельности компании. Так как движущей силой проектов внедрения ERP-систем являются пользователи, то можно порекомендовать включить в функциональную подкоманду представителей всех функциональных подразделений, которые впоследствии будут участвовать во внедрении системы.

Желательно, чтобы все эти представители имели опыт внедрения других, раннее использовавшихся систем.

Члены технической подкоманды должны иметь богатый опыт в разработке и проектах по внедрению обычных приложений, а также разбираться в стандартных средах разработки и традиционных методологиях, используемых в жизненном цикле разработки программного обеспечения. Наличие опыта разработки в среде ERP-систем будет большим дополнительным преимуществом. Члены этой подкоманды должны пони¬мать основные причины использования ERP-системы, а также то, что движущей и направляющей силой являются функциональные пользователи.

Члены технологической подкоманды должны быть хорошо знакомы с последними достижениями в области компьютерного оборудования, сетей и систем, в особенности с мобильными технологиями, вопросами масштабирования и возможностями взаимодействия компьютерных сетей.

Чтобы принять обоснованные решения по вопросам инфраструктуры для внедрения ERP-системы, они должны быть знакомы с современными стандартами и протоколами передачи данных. В компетенцию этой подкоманды также входит приблизительный прогноз нагрузки на систему и возможной реакции системы, вопросы совместимости, модернизации, сетевого тра¬фика в локальных и глобальных сетях.

Члены технологической подкоманды должны быть знакомы с системами архивации, резервного копирования и восстановления утраченных данных, а также ори¬ентироваться в вопросах подготовки помещений, прокладки кабелей, установки и поддержки различных технических устройств.

Члены коммерческой подкоманды должны иметь навыки ведения переговоров с поставщиками, составления и заключения контрактов, определения условий и сроков поставок, критериев акцептования и процедур утверждения; разбираться в вопросах гарантии качества, условий оплаты, условий лицензирования, в различиях версий и релизов, юридических тонкостях и налогообложении и т. д.

Преимущества и недостатки выбранной ERP-системы на основе информации, собранной на основе согласованного списка критериев оценки.

Таблица сравнительных характеристик ERP-систем.

Оценка стоимости внедрения сопоставляемых ERP-систем и преимуществ, которые будут получены в результате внедрения.
Оценка стоимости должна делаться на основе собранной информации о затратах на оборудование, программное обеспечение, непосредственно на ERP-систему, создание сети, инсталляцию, обучение персонала, а также информации о стоимости контракта на техподдержку, стоимости консультационных услуг при инсталляции, затратах на связь и т. д.

Примерный график проекта внедрения, с указанием дат основных этапов

Это существенно упрощает задачу менеджера по модификации корпоративной культуры, а также позволяет более эффективно решить еще ряд задач в рамках проекта по внедрению системы.

Российская специфика внедрения ERP-систем. Подавляющее большинст-

во отечественных организаций пока не может позволить себе внедрять дорогостоящие решения. Если на Западе развертывание системы ERP на среднем предприятии стоит порядка 1 млн. долл., российские компании, даже достаточно успешные, не готовы тратить на интеграцию данных и приложений более 100-150 тыс. долл. При этом требования к срокам внедрения у отечественных компаний выше; здесь гораздо реже разрабатываются долгосрочные, стратегические планы развития информационной системы. Еще одна особенность отечественных компаний – широкое использование приложений, написанных собственными силами.

Тема 22. Программное обеспечение и критерии выбора ERP-систем

В настоящее время существует множество компаний, предлагающих программное обеспечение класса ERP для производственного сектора. Однако только четыре корпорации – SAP, Oracle, PeopleSoft и Baan – занимают лидирующее положение на соответствующем рынке систем автоматизации. Среди них по числу внедрений в Великобритании, например, лидируют фирмы SAP и Oracle. Интересно отметить, что при этом Oracle и PeopleSoft являются американскими компаниями, корпорация Baan имеет голландское происхождение, а SAP – немецкое.

Критерии выбора ERP-систем:

1. Место базового программного продукта среди пяти поколений автоматизированных систем управления.

В зависимости от степени использования стандартных решений, методов и средств специалисты выделяют (классифицируют) пять поколений автоматизированных систем управления (АСУ). Не имея возможности детально рассматривать в настоящем пособии поколения АСУ, приведем окончательный вывод.

Чем выше номер поколения, тем проще установить, настроить и эксплуатировать систему, тем меньше требуется участия фирмы-разработчика и/или ее партнеров в пусконаладочных работах и, особенно, при эксплуатации. Например, компания Oracle специально подчеркивает возможность самостоятельного развития приложений клиентом с помощью стандартных средств разработки

Designer/2000 и Developer/2000.

Понятия «степень модульности» и «степень масштабируемости» также тесно связаны с поколением базового продукта ERP-системы. Так, например, средства взаимодействия с дополнительными модулями ALE и XMA компаний SAP

и Baan, a также средства, обеспечивающие интерфейс с внешними системами, были специально разработаны как отдельные продукты. В то же время средства обмена сообщениями или средства открытого интерфейса Oracle изначально представляли собой единый универсальный механизм синхронизации как собственных модулей, так и средств обмена сообщениями с «чужими» модулями.

В качестве примера модульности и масштабируемости можно привести использование

системы IFS на мебельной фабрике, бизнес-процессы которой предусматривают ограниченный набор функций, охватываемых «логистикой» (движение материалов, закупки, продажи,

автоматические бухгалтерские проводки, баланcы, отчеты), и около 40 терминалов; эксплуатацию системы поддерживают четыре работника АСУ, причем они знают «только» стандартные средства DOS, SCO UNIX и Oracle. C другой стороны, система также эксплуатируется на гиганте Volvo c разбросанными по всему миру заводами, где кроме «стандартного» набора ERP-модулей используется мощная подсистема Управления Ремонтами (Мaintenance). И в том, и в другом случае используется одно и то же программное обеспечение, поддерживающее интеграцию управления и соответствующее уровню ERP.

На российских предприятиях имеет смысл более активно внедрять новые технологии – в них отсутствует «давление» MRP-систем 2-го поколения.

2. Количество автоматизируемых бизнес-функций. Очень часто этот критерий используется с некоторым мифологическим оттенком (больше – значит лучше). Поэтому имеет смысл рассмотреть разные его аспекты более подробно.

С одной стороны, количество автоматизируемых бизнес-функций не может быть определяющим критерием по следующим причинам:

Большинство интегрированных систем, основанных на стандартах MRP/ERP, имеют типовой базовый набор автоматизируемых бизнес-функций;

Основная задача рассийских менеджеров – почувствовать новую технологию интегрированного управления – решается практически любой MRP/ERP системой (правда, за разную цену);

Изучение всех бизнес-функций, предлагаемых ведущими зарубежными производителями (SAP, Oracle, PeopleSoft, Baan), невозможно без освоения их базового набора и требует длительного времени (5 лет и более).

Можно сказать, что богатство функций в сочетании с устаревшим инструментарием, «плохой» логической структурой данных, отсутствием общепринятых «стандартных элементов» просто вредно. Так, внешнее богатство функций эмоционально заслоняет реальную оценку последствий использования собственных нестандартных средств поставщика.

С другой стороны, нужно как можно раньше начинать внедрять новые аналитические возможности таких выделяемых в отдельные подсистемы функций, как работа с хранилищами данных, OLAP, системами поддержки принятия решений (DSS) и аналитическими функциями более высокого уровня (например, типовой модуль «Автоматическое предупреждение» Oracle (Alert)).

3. «Моно» и «мульти»-ориентированность на поставщика систем управления базами данных (СУБД).

Декларация независимости MRP/ERP системы от конкретной СУБД – необходима прежде всего разработчикам, а не клиентам, которые хотят внедрять систему. Такая независимость во многом связана с пережитками MRP-систем 2-го поколения, когда разработчики использовали только свои собственные инструменты и средства администрирования баз данных.

В общем процессе эволюции ИТ такие поставщики не смогут широко использовать возможности новых поколений СУБД и современных средств разработки. Перейти к MRP/ERP системам 4-го поколения для поставщиков, ориентированных на несколько СУБД (имеющих свои собственные средства администрирования и разработки), будет сложнее, чем для «моно»-поставщиков. Для «мульти»-поставщиков также будет сложно переключиться на объектноориентированную основу MRP/ERP систем 5-го поколения.

С точки зрения «провайдеров» ERP-систем, между «моно» и «мульти» имеется обратная зависимость. Так, при ориентации на «мульти» будет более жесткой привязка к «хозяину», чем при ориентации на «моно»-поставщика, так как требуется освоить не только стандартные «коммерческие» средства разработки, но и средства, специфичные для данного ERP-провайдера.

4. Легкость русификации системы при внедрении и сопровождении.

Этот критерий требует отдавать предпочтение системам, имеющим средства табличного задания переводимых понятий с автоматической перегенерацией экранныхформ, менюит.д. надругойязык. ДажееслиERP системаужелокализована, нужноучитыватьтрудозатратынаразвитиесистемыиадаптациюееновыхверсий.

5. Опыт команды разработчиков / провайдеров в практическом внедрении «больших» систем управления на предприятиях СНГ.

Наличие у команды методик адаптации идеологии MRP/ERP к российским условиям часто оказывается решающим фактором успешного внедрения – мало купить систему, надо еще и грамотно ее настроить, а самое главное – довести до самостоятельного жизнеспособного существования, требующего минимальной поддержки со стороны производителя.

Опыта многих российских компаний, специализирующихся на внедрении систем типа «Low End PC» и «Middle PC» для ERP-систем оказывается недостаточно. В лучшем случае нам всегда придется догонять, а в худшем – будут появляться «пророки в своем отечестве», которые станут выдавать свои доморощенные поделки за откровения. Наш собственный опыт показывает, что сам факт практической адаптации ERP-системы уже существенно повышает уровень понимания процессов управления на предприятии. При этом преимущество имеют компании, использующие стандартный коммерческий инструментарий 4-го поколения АСУ, например Ост-ин или Ай-Ти.

6. Уровень компьютеризации предприятия на момент установки автоматизированной системы управления.

Чем более однородна вычислительная среда на предприятии и чем она ближе к поколениям 3-4 интегрированных систем (критерий 1), тем легче внедрить MRP/ERP систему (в металлургической отрасли СНГ такой средой сегодня оказался Oracle). И наоборот, когда эксплуатируются разнородные системы, внедрять интегрированную систему очень сложно, если вообще возможно, без принципиальной переделки уже эксплуатируемых систем, причем независимо от того, продукт какой компании был выбран и какие ресурсы эта компания готова выделить на внедрение своего продукта.

7. Гибкость ценовой политики фирмы-поставщика.

Учет этого критерия позволяет снизить прямые затраты на систему. Гибкость цен поставщика во многом зависит от степени модульности системы и ее масштабируемости (критерий 1).

В целом, рекомендуется ориентироваться на типовые стандартные решения в широком смысле. Это позволит, c одной стороны, без особого труда освоить современные технологии управления, а с другой – выйти на новый уровень стандартизации и интеграции, к которому сегодня подошло мировое сообщество.

Именно здесь возможен прорыв интеллектуального потенциала СНГ на мировой уровень (при соответствующей организации работы).